OCHRONA SYGNALISTÓW
1. Informacja ogólna
Działając na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, niniejszym informujemy, że w Lead Business Partner Sp. z o.o. obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych, której celem jest umożliwienie bezpiecznego i poufnego zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrona osób dokonujących takich zgłoszeń.
Zapewniamy pełną poufność tożsamości sygnalisty oraz zakaz stosowania działań odwetowych wobec osób dokonujących zgłoszeń w dobrej wierze.
2. Kto może dokonać zgłoszenia
Zgłoszenia może dokonać każda osoba, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, w szczególności:
- pracownik,
- współpracownik (B2B),
- były pracownik,
- kandydat do pracy,
- praktykant lub stażysta,
- podwykonawca,
- klient lub kontrahent,
- inna osoba pozostająca w relacji zawodowej z firmą.
3. Zakres naruszeń podlegających zgłoszeniu
Zgłoszenia mogą dotyczyć naruszeń prawa w szczególności w obszarach:
- rachunkowości i sprawozdawczości finansowej,
- prawa podatkowego,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML),
- ochrony danych osobowych (RODO),
- zapobiegania korupcji i nadużyciom finansowym,
- zamówień publicznych,
- ochrony konsumentów,
- bezpieczeństwa informacji,
- innych naruszeń określonych w ustawie o ochronie sygnalistów.
Procedura nie służy do zgłaszania skarg o charakterze wyłącznie osobistym, niezwiązanych z naruszeniem prawa.
4. Kanały zgłaszania naruszeń (zgłoszenia wewnętrzne)
Zgłoszenia można dokonać w następujący sposób:
1) Drogą elektroniczną
E-mail: info@lbpartner.pl
2) Pisemnie
Na adres korespondencyjny:
Lead Business Partner Sp. z o.o. ul. Mostowa 1/19, 80-778 Gdańsk
z dopiskiem „Zgłoszenie – sygnalista (poufne)”
5. Zasady poufności i ochrona przed działaniami odwetowymi
Zapewniamy:
- poufność tożsamości sygnalisty,
- ochronę danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty,
- ochronę osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia.
Działania odwetowe, takie jak rozwiązanie umowy, obniżenie wynagrodzenia, mobbing, dyskryminacja czy inne formy represji, są zabronione.
6. Procedura rozpatrywania zgłoszeń
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia następuje w terminie do 7 dni od jego otrzymania (o ile sygnalista podał dane kontaktowe).
- Zgłoszenie podlega analizie oraz – w razie potrzeby – postępowaniu wyjaśniającemu.
- Informacja zwrotna dotycząca podjętych działań przekazywana jest w terminie do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
- Postępowanie prowadzone jest w sposób bezstronny, rzetelny i z zachowaniem zasad poufności.
7. Zgłoszenia zewnętrzne
Sygnalista ma prawo dokonać zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego, w tym do Rzecznika Praw Obywatelskich jako organu centralnego, bez konieczności uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Szczegółowe informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych dostępne są na stronie internetowej właściwego organu publicznego.
8. Ochrona danych osobowych (RODO)
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniami jest:
Lead Business Partner Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-778) przy ul. Mostowej 1/19.
Dane osobowe przetwarzane są w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, na podstawie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Dane będą przechowywane przez okres wskazany w przepisach prawa, nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celu przetwarzania. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Postanowienia końcowe
Celem wdrożonej procedury jest budowanie kultury zgodności z prawem, transparentności oraz odpowiedzialności w prowadzonej działalności.
Zachęcamy do zgłaszania wszelkich uzasadnionych podejrzeń naruszenia prawa w sposób odpowiedzialny i w dobrej wierze.